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1. Obiettivo della presente policy
La presente policy (“Policy”) disciplina la corretta gestione delle richieste inoltrate a Vanzetta e associati (“Studio Vanzetta” o “Titolare) dai soggetti a cui i dati personali si riferiscono (“Interessati”) in relazione al trattamento dei propri dati personali (“dati personali” o “dati”), in conformità ai requisiti normativi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e dalle applicabili disposizioni in materia di privacy, al fine di garantire il puntuale ed esaustivo riscontro agli Interessati.
2. Principi generali
Il GDPR, agli articoli da 15 a 22, individua degli specifici diritti esercitabili dall’Interessato che impongono al Titolare l’adozione di misure appropriate al fine di consentire all’Interessato l’agevole esercizio degli stessi ed ottenere un riscontro: (i) conciso; (ii) trasparente; (iii) intelligibile; (iv) espresso con un linguaggio chiaro; (vi) tempestivo.
Studio Vanzetta, anche nell’osservanza di questo adempimento, ha implementato al proprio interno un processo di data governance per la gestione di eventuali richieste degli Interessati, indipendentemente dalla modalità con cui le stesse vengono avanzate (es. cartacee, informatiche, voce).
Il Titolare è tenuto a fornire riscontro all’Interessato tempestivamente, e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. A questo riguardo si specifica che:
(i) Qualora il Titolare, tenuto conto della complessità della richiesta, ritenga necessario ulteriore tempo per dare adeguato riscontro, il termine di un mese può essere prorogato di ulteriori due mesi (1+2). In questo caso il Titolare, entro un mese dal ricevimento della richiesta, deve informare l’Interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo.
(ii) Qualora il Titolare non ottemperi alla richiesta dell’Interessato, dovrà informare l’Interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo nonché di proporre ricorso giurisdizionale.
Prima di fornire riscontro alle richieste dell’Interessato, il Titolare deve adottare tutte le misure ragionevoli per verificare l’identità dell’Interessato – o di chi effettua la richiesta per conto dello stesso – (es. carta di identità, procura etc.) che chiede l’accesso e accertarsi che l’esercizio del diritto di accesso non leda i diritti e le libertà altrui.
Le istanze degli interessati sono gestite da Vanzetta e Associati in qualità di Titolare del trattamento.
3. Ambito di applicazione della presente policy
La presente Policy si applica alle richieste degli Interessati, avanzate ai sensi degli articoli 15 -22 del GDPR, riguardanti i dati personali trattati e/o conservati da Studio Vanzetta in qualità di Titolare del trattamento.
La presente Policy si applica, pertanto, alla gestione di tutte le diverse tipologie di Interessati, vale a dire dipendenti, collaboratori, stagisti, clienti, utenti, visitatori, fornitori, etc.
4. Gestione e riscontro dei singoli diritti riconosciuti dal gdpr
Studio Vanzetta adotta misure organizzative al fine di gestire e fornire riscontro all’esercizio dei seguenti diritti riconosciuti agli Interessati dal GDPR e dalle applicabili disposizioni di legge:
A. Diritto di accesso ai dati;
B. Diritto di rettifica;
C. Diritto di cancellazione (diritto “all’oblio”);
D. Diritto di limitazione del trattamento;
E. Diritto alla portabilità dei dati;
F. Diritto di opposizione al trattamento;
G. Diritto di opposizione al trattamento di profilazione (o a qualsiasi altro processo decisionale automatizzato).
A. Diritto di accesso ai dati (art. 15 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di chiedere al Titolare la conferma che presso la sua struttura sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano. Il diritto di accesso consiste nel diritto di conoscere e ottenere comunicazione in relazione a:
a) le finalità del trattamento, vale a dire l’indicazione dello/degli scopo/scopi per i quali i dati sono trattati (es. finalità di esecuzione del contratto di lavoro, finalità di marketing/profilazione, finalità di ottemperanza agli obblighi di legge, etc.);
b) le categorie di dati personali coinvolti nel trattamento (es. dati anagrafici, dati di contatto, dati bancari, etc.);
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, indicando inoltre se la comunicazione dei dati comporta un trasferimento Extra-UE degli stessi (es. fornitori, consulenti, etc.);
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure i criteri utilizzati per determinare tale periodo (es. fino a quando la conservazione è richiesta dalla legge);
e) qualora i dati non siano raccolti direttamente presso l’Interessato, le informazioni circa l’origine (la fonte) dei dati personali dell’Interessato (es. registri pubblici, terze parti).
f) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato (vale a dire una decisione basata unicamente su un’elaborazione automatizzata di dati personali), compresa la profilazione, nonché informazioni circa la logica utilizzata, l’importanza e le conseguenze di un simile trattamento per l’Interessato.
Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’Interessato ha anche il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate adottate dal Titolare al fine di legittimare tale trasferimento, a titolo esemplificativo l’adozione di appositi Data Transfer Agreement (c.d. Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea), l’adesione da parte del destinatario al regime del Privacy Shield, oppure l’eventuale implementazione di apposite Binding Corporate Rules per i trasferimenti infra-gruppo.
Il Titolare del trattamento deve fornire una copia dei dati personali oggetto di trattamento; qualora l’Interessato presenti la richiesta mediante mezzi elettronici (es. via email), e salvo indicazione diversa dell’Interessato stesso, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune (es. pdf).
Qualora il Titolare sia in possesso di una notevole quantità di informazioni riguardanti l’Interessato, può richiedere a quest’ultimo di precisare l’informazione o l’attività di trattamento cui la richiesta si riferisce.
Limitazione all’accesso: il diritto di accesso non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
B. Diritto di rettifica dei dati (art. 16 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di richiedere al Titolare del trattamento: (i) la rettifica e/o aggiornamento dei dati personali che lo riguardano qualora siano inesatti; (ii) l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
L’esercizio del diritto di rettifica non opera rispetto a dati valutativi e soggettivi.
Una volta effettuate le attività di rettifica ed integrazione, il Titolare è tenuto a comunicare ai destinatari, a cui i dati personali sono stati trasmessi, le modifiche occorse, salvo che ciò si rilevi impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
C. Diritto alla cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”) (art. 17 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di chiedere al Titolare la cancellazione dei dati personali che lo riguardano e il Titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, qualora una delle seguenti condizioni si applichi:
a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
b) l’Interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento rilasciato per una o più specifiche finalità (es. attività di marketing, raccolta di dati sensibili/particolari) e non sussiste altra base giuridica per trattare i dati;
c) l’Interessato si oppone al trattamento dei suoi dati personali basato sul legittimo interesse del Titolare o su motivi di interesse pubblico, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale (nazionale o UE);
f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi di Studio Vanzetta dell’informazione (es. internet) relativi a minori di età inferiore a 16 anni.
¬ Eccezioni alla cancellazione
Il GDPR prevede alcune eccezioni al diritto di cancellazione dei dati.
In particolare, l’Interessato non può esercitare il diritto di cancellazione qualora ricorra una delle seguenti ipotesi:
• Se il trattamento dei dati personali è effettuato per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e informazione (c.d. bilanciamento di interessi);
• nel caso che il trattamento sia effettuato per l’adempimento di un obbligo di legge, regolamento, normativa nazionale o UE, o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse;
• per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Prima di fornire riscontro ad una richiesta di cancellazione il Titolare è tenuto a valutare attentamente l’assenza delle circostanze sopra illustrate. In caso di verificarsi di una delle ipotesi di illustrate, il riscontro all’Interessato dovrà essere, in ogni caso, fornito entro un mese dalla richiesta, illustrando i motivi per i quali non è possibile dar seguito alla istanza.
D. Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di chiedere al Titolare una restrizione (limitazione) al trattamento dei dati solo quando ricorra una delle seguenti ipotesi:
(i) L’Interessato contesta l’esattezza dei dati personali – per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali dati personali;
(ii) Il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione chiedendo che ne sia limitato l’utilizzo;
(iii) I dati personali sono necessari all’Interessato per l’accertamento e l’esercizio di difesa in sede giudiziaria, benché il Titolare non ne abbia più bisogno;
(iv) L’Interessato si è opposto al trattamento, in attesa delle verifica relativa alla prevalenza dei legittimi motivi del Titolare rispetto a quelli dell’Interessato.
I dati personali soggetti a limitazione possono essere trattati solo con il consenso dell’Interessato, per l’accertamento e esercizio di diritti in sede giudiziaria o per motivi di interesse pubblico.
In via generale, i dati personali sottoposti a limitazione sono temporaneamente trasferiti verso altro sistema di trattamento, al fine di renderli inaccessibili agli utenti.
¬ Eccezioni alla limitazione del trattamento
Vi possono essere alcune eccezioni al diritto di limitazione del trattamento, ed in particolare:
• l’Interessato presta il consenso all’ulteriore trattamento dei dati personali oggetto della richiesta di limitazione;
• il trattamento dei dati è necessario per l’adempimento di un obbligo di legge, regolamento, normativa nazionale o UE, o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse;
• sulla base di un altro fondamento giuridico prevalente ai sensi del GDPR (es. esecuzione di un contratto con l’Interessato, legittimo interesse, etc.);
• per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica.
Prima di fornire riscontro ad una richiesta di limitazione il Titolare è tenuto a valutare attentamente l’assenza delle circostanze sopra illustrate. In caso di verificarsi di una delle ipotesi elencate, il Titolare sarà tenuto comunque a fornire riscontro all’Interessato entro un mese dalla richiesta, illustrando i motivi per i quali non è possibile dar seguito alla istanza.
E. E. Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune i dati personali che lo riguardano forniti al Titolare del trattamento qualora:
a) il trattamento si basi sul consenso espresso per una o più specifiche finalità,
b) il trattamento sia necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte o delle relative misure precontrattuali (es. dipendente in relazione al contratto di lavoro); e
c) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
Nel richiedere la portabilità dei dati, l’Interessato ha anche il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
¬ Eccezioni alla portabilità
Il GDPR prevede alcune eccezioni al diritto di portabilità dei dati. Tale diritto, infatti, non potrà essere esercitato quando il trattamento dei dati personali oggetto della richiesta di portabilità:
• è svolto attraverso mezzi cartacei;
• è necessario per l’adempimento di un obbligo di legge, regolamento, normativa nazionale o UE, o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse;
• è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell’Interessato o di un’altra persona fisica;
• a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, secondo la legge nazionale;
• è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi (ivi incluso in caso di contenziosi), a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore;
• i dati personali sono generati dal Titolare (utilizzando come input i dati osservati o forniti direttamente);
• lede diritti e le libertà altrui.
Prima di fornire riscontro ad una richiesta di portabilità il titolare è tenuto a valutare attentamente l’eventuale sussistenza delle circostanze sopra illustrate. In caso di verificarsi di una delle ipotesi di cui sopra, il titolare è tenuto comunque a fornire riscontro all’Interessato entro un mese dalla richiesta, illustrando i motivi per i quali non è possibile dar seguito alla istanza.
F. Diritto di opposizione al trattamento (art. 21 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare:
(i) al trattamento dei dati personali che lo riguardano per scopi di interesse pubblico o per legittimo interesse, compresa la profilazione.
In questo caso il Titolare è tenuto a confrontare gli interessi dell’Interessato rispetto a propri al fine di dimostrare la sussistenza dei motivi che consentono il trattamento.
Qualora il confronto stabilisca la prevalenza delle ragioni dell’Interessato, il Titolare dovrà astenersi dal trattare ulteriormente i dati personali.
(ii) Ai trattamenti di marketing diretto, compresa la profilazione, se connessa all’attività di marketing diretto.
Nota: non vi sono ipotesi in cui il Titolare del trattamento possa rigettare la richiesta di opposizione dell’Interessato al trattamento dei suoi dati personali per finalità di marketing diretto.
G. Diritto di opposizione a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione (art. 22 gdpr)
L’Interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona (es. rifiuto di una rifiuto automatico di una domanda di credito online o pratiche di recruiting elettronico senza interventi umani). Tale diritto non si applica quando il trattamento/la decisione:
a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’Interessato e il Titolare del trattamento;
b) sia autorizzata dal diritto nazionale o UE cui è soggetto il Titolare del trattamento;
c) si basi sul consenso esplicito dell’Interessato.
Nei casi sub a) e c), il Titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, tra cui almeno il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del Titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
Prima di fornire riscontro ad una richiesta di opposizione il Titolare è tenuto a valutare attentamente l’eventuale sussistenza delle circostanze sopra illustrate. In caso di verificarsi di una delle ipotesi di cui sopra, il Titolare sarà tenuto comunque a fornire riscontro all’Interessato entro un mese dalla richiesta, illustrando i motivi per i quali non è possibile dar seguito alla istanza.
5. Comunicazione a terze parti
In certi casi, ai sensi del GDPR, i diritti degli interessati non si esauriscono con il riscontro del Titolare. In relazione a specifici diritti, infatti, il GDPR stabilisce in capo al Titolare ulteriori obblighi di comunicazione delle operazioni effettuate in riscontro alle richieste degli Interessati a soggetti esterni alla propria organizzazione. In particolare:
(i) in caso di rettifica, opposizione, cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento, il Titolare del trattamento deve comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali (es. fornitori designati responsabili del trattamento, partner commerciali a cui i dati sono stati comunicati, etc.) le eventuali rettifiche, opposizioni, cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Inoltre il Titolare del trattamento deve comunicare all’Interessato tali destinatari qualora quest’ultimo lo richieda;
(ii) nel caso di cancellazione dei dati personali, il Titolare del trattamento – se ha reso pubblici i dati personali (es. pubblicandoli su un sito web) – è obbligato, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, ad adottare adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, ad informare gli altri titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali (es. editori, motori di ricerca) della richiesta dell’Interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei dati personali.
6. Glossario
Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”); si considera identificabile la persona fisica (es. individuo, professionista, consulente, ditta individuale) che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione, trasferimento all’estero o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Responsabile del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.
Destinatario: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi.
Pseudonimizzazione: il trattamento dei dati personali in modo tale che i dati personali non possano più essere attribuiti ad un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti ad una persona fisica identificata o identificabile.
Principio di minimizzazione dei dati: i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
Diritto all’oblio: diritto, da parte dell’interessato, di ottenere dal responsabile del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza giustificato ritardo.
Diritto di limitazione: diritto, da parte dell’interessato, di ottenere dal responsabile del trattamento la limitazione del trattamento dei dati personali alle sole attività di conservazione, accertamento, esercizio e difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure (i) per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica, (ii) per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro, (iii) dietro consenso dell’interessato.
Diritto di rettifica: diritto, da parte dell’interessato, di ottenere dal responsabile del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.
Diritto di portabilità: diritto dell’interessato di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti ad un titolare del trattamento. L’interessato ha altresì il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento si basi sul consenso o su un contratto; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
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